【甘肃分局】规范合同档案管理，夯实合同基础工作

——读《摘编》心得体会

技术室  李娟玲

一、甘肃规范管理工作引言

空管档案是分局记载空管事业发展历程和各方面信息的重要材料，对各单位的合同夯实合同发展和各项工作的高效开展，具备重要决策参考价值和的档案史料价值。合同是基础空管档案重点资料之一，合同档案管理貌似简单，甘肃规范管理工作实际参与到其中才体会到它的分局细针密缕。

在最初接触合同管理时，合同夯实合同我们往往关注的档案是合同文本管理层面，认为合同就是基础对文本的起草、法务对合同条款的甘肃规范管理工作审核、合同印章以及合同签订完成后的分局履行。殊不知在合同管理中，合同夯实合同合同前期的档案会议纪要、询价资料等一系列合同的基础附属资料的有效性、完整性在合同管理中也尤为重要，通过对每一份合同档案科学、便捷的收集、归档，可以避免发生法律纠纷时，及时运用合同档案所记载的内容，依法维护合法的权益。本文以一名基层合同管理员的视角，从合同精细化管理角度，对合同档案管理各个关键环节进行了分析和总结。

二、完善规章、明确职责

我局合同管理坚持综合归口、分工负责、互相配合、全过程管理原则。通导部门作为空管三大体系之一，负责的工程项目建设、维修项目和资产采购任务繁重，每年经手的合同占比较大，合同管理、履行的合规合法显得尤为重要，技术保障部按照国家法律、上级规定及分局合同管理办法，结合自身情况，制定了《技术保障部合同管理办法》，成立了合同管理小组，明确了小组成员、各科室具体职责，规范了合同管理工作程序。从市场调研、询价，到合同履行、合同归档，按照11个步骤，规范每一个环节、每一个成员的具体工作及工作流程。   

合同档案管理人员应结合实际工作，将现代优化档案的管理手段应用到日常工作中来，不断提升自身专业素质和业务能力。另外分局应建立合理反馈机制，听取档案管理人员的合理建议，建立奖励机制，提升人员工作积极性和创造性。合同档案管理可采取轮岗方式，轮流抽调一线合同管理人员到机关主管部门进行轮岗学习和交流，使档案管理人员能够充分认识到各个岗位的内容以及职责，改进自身不足，从而不断提升档案管理工作的科学性和有效性。

三、合同档案管理

  (一) 合同档案完整性

合同档案资料的完整性、规范性非常重要。合同档案资料包括正式合同文本、合同附件、合同会签单、签订合同的请示和法人授权书等。技术保障部合同资料收集还包括部门会议纪要、询价函、报价函、合同评审记录、谈判记录，以及合同履行过程中形成的所有书面材料及封存样品等实物。

  (二)合同档案的收集

合同档案资料的完整需要合同承办单位、相关职能部门和主管部门的共同努力, 为了确保合同档案资料完整,技术保障部从合同管理程序中规范相关工作职责。 合同承办部门应及时收集、整理合同签订、履行等每个环节相关资料，依据上级合同归档相关文件精神做好合同归档工作。

  (三) 合同档案的收集要求

合同档案收集最重要的是要做到合同档案资料的完整与准确。收集工作的质量决定了档案资料的完整性，双方在项目前期的询价文件、来往信件、电子资料等是确认双方权利义务的重要凭证, 合同承办部门经办人应及时收集、梳理和存档, 避免合同档案的遗漏和有效性的损失。

四、合同档案归档

 (一) 合同档案归档范围

合同归档范围在合同档案工作中起着举足轻重的作用，合同归档的材料包括以下几个方面内容: (1) 合同文本，(2) 合同会签表，(3) 合同附件，(4) 合同资质文件（包括:合作方的营业执照、开户许可证等资信资料，合作方法定代表人身份证明或授权委托书等），(5) 合同履约过程中的材料（包括:往来信函、电子邮件、质量承诺书、请款说明等），(6) 合同验收材料（包括:产品合格证、合同验收单、测试报告、验收报告，上级主管部门下发的批复文件、领导批示等文档资料），（7）汇款审批单。

  (二) 合同档案的整理要求

技术保障部借鉴精细化管理理念，完善合同内部管理图表化。本着“方便查阅，提高效率” 的工作思路，通过对合同的梳理将合同信息围绕合同原件、注意事项、付款信息、设备验收等合同相关重要环节进行了扫描梳理并制成表格，此工作全面提高办公效率。其次，合同档案的归档包含一份与该合同所有相关的资质文件，即可保证合同的完整性，又要便于保管和查阅。

  (三) 合同档案分类整理

根据合同法律事务管理规定要求，各部室与其他主体发生权利义务关系必须签订合同，在档案管理上需遵循“一事一档、一项一档”原则，由合同承办部门负责组织收集整理，统一交合同归口管理部门存档，最终形成合同管理流程的闭环。按照上述要求，技术保障部合同档案的管理通过制度规范合同管理程序，将合同档案完整与规范作为合同档案管理的关键点, 使合同档案的收集、归档、科学利用有序而规范, 对维护分局的合法权益具有重要意义。

五、结束语：

合同档案管理是一项严谨、科学且系统的工作，内容丰富、法律性强，当前我们在合同管理方面依然存在诸多不足，需结合单位特点，高度关注，使该工作向更加专业、合规、合法，并不断修订完善合同管理制度，加强人员培训，提升合同管理效能和合同履行质量，推动工程项目建设和各类采购工作顺利开展，促进分局高质量发展。